Agilidade, praticidade e comodidade. Aprender como fazer assinatura eletrônica proporciona vantagens, especialmente ao dia a dia de profissionais que lidam com um alto volume de documentos e transações ou que dependem de ferramentas virtuais para executar seu trabalho.
De fato, tecnologia e inovação se tornaram características essenciais para o sucesso de qualquer atividade profissional, como em um escritório de advocacia ou imobiliário, por exemplo, e a demanda por processos ágeis, seguros e econômicos é latente - sobretudo durante a pandemia do novo Coronavírus (Covid-19). Nesse sentido, a assinatura eletrônica mostra-se extraordinariamente favorável.
A variedade de assinaturas eletrônicas, seus diferentes usos e suas implementações distintas exigem que os interessados saibam corretamente como fazer assinatura eletrônica. Dessa forma, será possível obter benefícios incontáveis.
Assinatura eletrônica ou digital
Embora muitas vezes sejam usadas como sinônimos, a assinatura eletrônica e a assinatura digital são diferentes, tanto no modo quanto em termos de validade jurídica.
O termo assinatura eletrônica engloba um conjunto de métodos possíveis para assinar ou validar um documento ou, ainda, identificar um usuário. A assinatura digital é um desses métodos, ou seja, uma espécie de assinatura eletrônica.
Em uma metáfora: a assinatura eletrônica é o mapa de uma cidade; a assinatura digital representa uma das suas diversas ruas. E, ainda, cada caminho possui características únicas.
A partir da Lei nº 14.063/2020 , as assinaturas eletrônicas passaram a se subdividir, ainda, em 3 (três) modalidades - como se fossem os bairros do nosso mapa:
Assinatura eletrônica simples
São aquelas que não usam certificação digital, não permitem identificar o signatário de forma incontestável e não possui validade jurídica, dependendo o seu aceite de um consentimento entre as partes.
Elas também não usam uma avançada tecnologia de segurança de dados, por isso é utilizada em documentos de baixo risco ou de menor criticidade.
Exemplos: senha por telefone, e-mail, assinaturas escaneadas, entre outras.
Assinatura eletrônica avançada
É mais segura que a simples por utilizar um certo nível de criptografia, porém não possui seus requisitos criptográficos regulamentados e fiscalizados.
Ela está associada ao signatário de forma incontestável, o que confere um alto grau de segurança e confiabilidade, e possui validade jurídica, desde que acordado entre as partes.
Exemplos: certificado corporativo digital (próprio ou que utiliza as mesmas tecnologias de verificação de proteção de dados que a ICP-Brasil) e biometria.
Assinatura eletrônica qualificada
Concedidas a pessoas físicas e jurídicas, trata-se da assinatura digital propriamente dita.
No Brasil, elas obedecem ao padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e são regulamentadas por uma legislação própria que garante presunção legal de veracidade. Ou seja, ela tem o mesmo efeito das assinaturas manuscritas e reconhecidas em cartório.
Ela só pode ser realizada a partir de um certificado digital, que deve ser emitido pelas chamadas Autoridades Certificadoras (ACs) credenciadas pela ICP-Brasil, empresas de confiança e auditadas de forma a garantir que o processo seja seguro e inquestionável.
Dada a pluralidade de assinaturas eletrônicas, procure ponderar sobre a sua necessidade.
No caso de negócios robustos, como o exercício da advocacia, a assinatura digital é a melhor escolha e a única permitida de forma irrestrita. Implementá-la será como percorrer uma rua com obstáculos, entretanto, quanto melhor o mapa, mais fácil é atingir o destino.
Confira como começar a usar assinatura eletrônica
Para usar a assinatura digital, você vai precisar do tal certificado digital, um documento eletrônico que causa dúvidas desde a sua emissão.
O certificado digital funciona como uma identidade virtual (RG Virtual) e é obrigatório para comprovar a autenticidade da assinatura digital.
Apenas as Autoridades Certificadoras (ACs) por meio das suas Autoridades de Registro (ARs), credenciadas pelo Instituto de Tecnologia da Informação da ICP-Brasil, contam com as técnicas, procedimentos e práticas que a certificação digital demanda e, portanto, são as únicas entidades que podem emiti-las para uso qualificado.
O processo é pago e pode ser emitido de forma muito rápida. Também é preciso comparecer à Autoridade de Registro para emitir o seu certificado, mas também já é possível emitir por meio de videoconferência desde que seja possível conferir a sua biometria com a base de dados do Denatran ou das Autoridades Certificadoras.
O contratante em questão tem a opção de selecionar seu método de reconhecimento (cartão com chip, token e aplicativos que contenham o seu certificado digital) para que sua assinatura passe a ser registrada em documentos eletrônicos.
A partir de então, é possível assinar documentos digitalmente. O formato mais comum para a assinatura digital é o PDF, mas diversos outros formatos como o DOCX também aceitam a assinatura digital.
Se um documento chegar até você com uma assinatura digital, é preciso verificar a assinatura com a chave criptográfica para saber se se trata de um documento que fez uso de certificado digital do tipo ICP-Brasil para ser aceito amplamente em território brasileiro.
Validade da assinatura digital
A assinatura digital - bem como as assinaturas eletrônicas em geral - passaram a ter validade jurídica em 24 de agosto de 2001, com a Medida Provisória Nº2.200-2/2001 . Assim, contratos firmados por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica possuem validade jurídica plena.
Porém, as assinaturas digitais em contratos eletrônicos com certificação digital IPC-Brasil apresentam a mesma validade jurídica de um assinatura física em documento físico com caneta e com autenticação de cartório no papel. Ou seja, se a assinatura for contestada, há presunção de legalidade, bem como é irrepudiável, impedindo acusações por fraudes e, portanto, é essencial no meio jurídico.
A presunção também é válida para assinaturas feitas com certificados digitais corporativos, desde que previamente acordado entre as partes.
Embora a assinatura digital ofereça o mais alto nível de confiabilidade e segurança, os demais tipos de assinatura eletrônica costumam ser mais utilizados em outros setores, uma vez que não dependem de certificados digitais, por exemplo, e podem ser feitas por qualquer pessoa com um smartphone em qualquer lugar do mundo.
Neste caso, elementos como IP (Internet Protocol) de procedência da operação, geolocalização, sistema operacional e biometria configuram evidências da assinatura eletrônica, mas a garantia que a assinatura digital proporciona. Se contestada judicialmente, o ônus da prova é de quem apresenta o referido documento eletrônico.
Benefícios da assinatura eletrônica
Saber como fazer assinatura eletrônica tem apenas vantagens para empresas ou profissionais autônomos de todos os setores. Não à toa, ela já é amplamente utilizada entre advogados em qualquer tipo de documento, trazendo benefícios como:
- Agilidade
- Praticidade
- Comodidade
- Otimização de processos
- Conformidade jurídica
- Respeito ao compliance
- Redução de custos
